Introduktion

ERP-relaterede projekter er en investering i virksomhedens fremtid. Måske er det en investering, som skal løse nogle konkrete problemer i form af:

​

1. Manglende overblik

2. Besværlige arbejdsgange

3. Krav fra omverdenen

​

Under alle omstændigheder er det en investering, som skal gennemføres som planlagt, og som skal holde i mange år, idet ERP-systemer typisk udskiftes hvert 7-10 år. Adding Engineering har mange års erfaring med ekstern, uafhængig projektledelse. Vi er ikke låst fast på et bestemt ERP-system, men vi arbejder med de systemer, der findes på markedet alt efter behov.

​

I det følgende giver vi vores bud på fem gode råd, som bidrager til at sikre et succesfuldt ERP-projekt.

​

1) Få overblik over projektets rammebetingelser

Rammebetingelserne er alle de givne forudsætninger, som synes indlysende for den enkelte, men som der er behov for at være 100% enige om. Hvis disse ikke beskrives, vil ledelsen, styregruppen, projektgruppen og leverandøren danne sig hver sin opfattelse, hvilket i sidste ende fører til skuffelser.

 

Det drejer sig ikke om at beskrive, HVORDAN opgaven skal løses, men om HVILKEN opgave, der skal løses. Husk også at beskrive hvilke opgaver, der IKKE indgår i projektet.

​

2) Nedsæt en effektiv projektgruppe

En effektiv projektgruppe med et veldefineret mandat er afgørende for succes. Projektlederen skal kunne forstå forretningen, kunne begå sig på alle organisatoriske niveauer og skal have den fornødne tid, men vigtigst af alt skal han/hun kunne kommunikere. Projektdeltagerne skal kende deres processer til bunds og skal kunne forstå sammenhængen med andre processer.

​

Det kan være fristende at vælge dem, som er positive over for et nyt system, men hvis den bedst egnede er skeptisk over for et nyt system, så vælg vedkommende alligevel og arbejd ekstra med motivationen.

​

3) Søg oplysninger og vælg den rette leverandør af det rette produkt

Når rammebetingelser og projektgruppe er på plads, skal der indhentes oplysninger, mange oplysninger. Tag kontakt til leverandører af flere forskellige systemer og gerne flere leverandører af det samme system. Der skal vælges et system, som passer til virksomheden, men også en leverandør, som passer til virksomheden.

​

Når feltet er snævret ind, så lav gerne et forprojekt med nogle få leverandører. Det koster tid og penge, men det giver både viden og sammenligningsgrundlag, som kan bruges i den endelige udvælgelse, ligesom det trykprøver både rammebetingelser og projektgruppe.

​

4) Hold styr på alle interessenter

Uanset hvor godt et forarbejde, der er gjort, vil der undervejs opstå ændringer og udfordringer. Projektlederen skal kommunikere sikkert og hyppigt med alle interessenter, dels når projektet kører efter en snor, men især når der sker ændringer.

​

Er en projektdeltager bagefter, fordi han/hun ikke får tid nok fra sin afdelingsleder, så skal der tales med afdelingslederen. Er det nødvendigt at indgå nogle kompromisser, så ikke alle får deres ønsker opfyldt, så skal det kommunikeres klart ud, og er leverandøren bagud med leverancerne, så skal de sætte ekstra ressourcer ind. Konsekvent, konkret og tydelig kommunikation med alle interessenter er afgørende for projektets gennemførelse.

​

5) Test hovedprocesserne grundigt - men accepter perifere problemer

Der er i alle virksomheder nogle hovedprocesser, som SKAL fungere fra dag 1. Man skal i en produktionsvirksomhed bl.a. kunne modtage en salgsordre, gennemføre en produktionsordre og udskrive en faktura. Disse og andre hovedprocesser skal testes grundigt, og alle skal være trænede.

​

Hvis alt skal fungere 100% fra starten, kommer man aldrig i gang, så på andre lidt mere perifere processer kan det være hensigtsmæssigt at acceptere mindre problemer, blot der er en klar aftale med leverandøren om, at disse problemer løses.

​

Følges ovenstående råd, er der stor chance for, at jeres projekt gennemføres til tiden, inden for budget, samt at I opnår de mål, I har sat jer.

​

Uanset hvor godt I styrer projektet, kommer I dog ikke uden om, at der fra dag 1 vil være nogle udfordringer, der skal løses, og at fordelene ved jeres investering først kommer, efterhånden som alle lærer de nye systemer og de nye arbejdsgange at kende.

​

God fornøjelse!